Trello nutzen und den Überblick behalten

Ich bin ein absoluter Fan von allen möglichen Tools, die es im Internet gibt und probiere gerne neue Sachen aus. Bei meiner Suche nach Tools zur Optimierung meines Zeitmanagements bin ich auf Trello* gestoßen.

Ein Trello-Board ist wie eine riesige Pinnwand, auf der verschiedene Listen hängen, die ihrerseits mit unterschiedlichen Zetteln befüllt sind.

Man registriert sich einfach kostenlos auf der Seite www.trello.com* mit seiner Mailadresse und Passwort ODER mit seinem Google-Konto, so man denn eines hat.

Dann kann es los gehen: zunächst erstellt man durch einen Klick auf das kleine PLUS-Zeichen rechts oben ein neues Board, dem man einen Namen gibt – hier zB „Trello für FB-Gruppen nutzen“

Als nächstes wird eine Liste erstellt. Einfach den Titel in die dafür vorgesehene Zeile tippen. Automatisch öffnet sich die nächste Liste und man füllt soviele Felder aus, wie man Listen benötigt.

Hier habe ich die Liste „Liste 1“ genannt. Darunter erscheint ein Feld „Karte hinzufügen“ Das sieht dann so aus:

Nun fülle ich die Karte mit Inhalt, hier zB mit dem Namen der FB-Gruppe und dem Permalink, unter dem ich die Gruppe erreiche. Wenn ich das direkt bei der Kartenbeschreibung einfüge, bleibt die Gruppe immer durch einen Klick auf die Karte und einen zweiten auf den Link erreichbar.

Das mühevolle Durchsuchen der Gruppen bei FB entfällt.

Unter „Kommentar hinzufügen“ poste ich den Link meines Inserates. Durch Speichern rutscht es so unter den Punkt „Aktivität“ – so kann ich chronologisch nachverfolgen, was ich wann wo gepostet habe – ich lösche den Verlauf aber, wenn ich den Post gelöscht habe – kein Gruppenadmin mag uralte, abgelaufene Posts in seiner Gruppe haben.

Wie finde ich die URL meines Facebook-Posts?

Klick einfach auf das Datum deines Posts – schon erscheint die URL oben in der Adressleiste. Markieren, kopieren und als Kommentar einfügen.

TIPP: Da es in manchen Gruppen die Regel gibt, den Post nur einmal in der Woche zu pushen, kann ich so verfolgen, wann ich das letzte Mal einen Post hochgeschubst habe. Dafür muss ich nur den Post-Link jedes Mal neu bei Trello als Kommentar hinzufügen, dann sieht man die letzte Postzeit.

Weitere nützliche Gimmicks

Diese Gimmicks sind vielleicht nicht für die Einstellung von Angeboten in Facebook-Gruppen wichtig, aber ich wollte dennoch ein paar davon vorstellen – lasst eurer Kreativität freien Lauf.

Checklisten

Checklisten nutze ich in einem anderen Zusammenhang, zB für die Buchungsverwaltung. Jede Karte ist eine Buchung, in Listen nach Monaten sortiert. Anhand der Checkliste mit den Punkten „Angebot“, „Buchung“, „Anzahlung“, „Restzahlung“, „Kaution“, „Kaution zurück“ etc. kann ich abhaken, welche Punkte von der ersten Anfrage bis zur Anreise des Gastes erfüllt sind und worauf ich noch warte.

Wahlweise kann man die erledigten Punkte der Checkliste ausblenden.

Eine weitere Möglichkeit, auf einen Blick zu sehen, wie weit bestimmte Vorgänge sind, sind

Labels

Ganz einfach erstellt man Labels durch einen Klick auf den Pfeil rechts oben im Kartenfeld:

Die einzelnen Farben wählt man aus, die Bedeutung der Farbe notiert man durch einen Klick auf den kleinen Pfeil neben der Farbe.

In der Gesamtübersicht sieht das so aus:

Frist erstellen

Unter Frist kann ich für jede Karte ein Fälligkeitsdatum eingeben. Man bekommt dann eine eMail, dass die Frist abgelaufen ist, an seine registrierte Emailadresse.

Dies nutze ich zB gerne für die Termine von Restzahlungen – die Frist setze ich gemäß unserer AGB auf 4 Wochen vor Anreise. Hier als Beispiel einmal eine aktive und eine abgelaufene Frist:

Aktiv Abgelaufen

Power-Ups

Wenn man die Kalender-Power-Ups aktiviert, hat man einen Kalender mit den einzelnen Karten und ihrer Fälligkeit.

Es ist in der kostenlosen Version von Trello nur ein Power-Up inklusive – das Kalender-Power-Up finde ich für viele Nutzungsmöglichkeiten richtig gut!

Das Power-Up „Abstimmen“ eignet sich zB super für Boards, die man mit anderen teilt!

 

Zurück zum Kalender:

Man kann sich die Wochen- oder Monatsansicht seines Kalenders anzeigen (ich habe jetzt nur eine Karte befristet, deswegen ist es nicht so spektakulär, aber vielleicht fällt euch ja eine andere Nutzungsmöglichkeit ein.

Wochenübersicht Monatsübersicht
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Wochenübersicht

Und wer Outlook oder einen Google-Kalender nutzt, freut sich vielleicht über die Exportfunktion mittels ICal – diesen Feed importiert man einfach in seinen persönlichen Kalender und wird so an Termine aus dem Trello-Board erinnert.

 

 

 

 

 

 

So sieht mein gefülltes Board dann aus

In der zweiten Liste von links steht in meiner obersten Karte mein aktueller Text für eine frei gewordene Zeit im September. Diesen schreibe ich in die Kartenbeschreibung, zu erkennen an den 4 waagerechten Strichen.

In der Karte darunter habe ich bereits einen „Kommentar“ gepostet, d.h. ich habe den Text in der Gruppe „Urlaub mit Hund & Co.“ eingestellt. (Zu erkennen an der Sprechblase)

Der dritte grüne Pfeil zeigt noch einmal die Labels. Hier kann ich zB markieren, wo jemand nachgefragt hat.

Von links nach rechts sieht man also die Listen

I. „Wartet auf Freischaltung“

Das sind die Gruppen, die ein oder mehrere Admins moderieren und Beiträge erst nach Überprüfung freischalten. Ich kontrolliere ab und zu (wenn ich nicht zufällig gerade am PC sitze, während der Admin den Beitrag frei schaltet) diese Karten und verschiebe sie zu

II. 20170819 Last Minute

Diese Liste trägt das aktuelle Datum des zuletzt eingestellten Last Minute Angebotes. Darunter der aktuelle Text und alle Gruppen, in denen dieser Text bereits gepostet wurde, jeweils auf einer eigenen Karte.

Ist das Angebot nicht sofort weg und muss hochgeschubst werden, klicke ich auf den Link des Angebotes jeder Karte. Diesen habe ich als Kommentar notiert, indem ich die URL des Posts kopiere und einfüge.

III. Hochgeschoben und aktualisiert

Hierhin schiebe ich die Karten der Gruppen, in denen ich meine Posts bereits einmal hochgeschoben habe oder aktualisiert.

Apropos verschieben – wie geht das denn?

Ganz einfach: Karte mit Mausklick anfassen und in die „neue“ Liste ziehen. Fertig!

Deswegen liebe ich Trello so.

Und falls ich es noch nicht erwähnt habe: Trello funktioniert nicht nur am PC, sondern als APP auch auf dem Smartphone und Tablet – da zieht man die Karten ganz bequem mit dem Finger. Das Archivieren (also das Löschen ohne endgültig zu löschen) geht auf dem Smartphone sehr komfortabel – einfach Karte nach oben ziehen. Aber wir wollen die Karten ja behalten, deswegen nur am Rande…

IV. Gelöscht

Hierhin verschiebe ich die Karten der Gruppen, in denen ich meinen FB-Post (nach Ablauf des Angebotes zB) bereits gelöscht habe. Falls ich nicht direkt einen neuen Post nachschiebe, behalte ich so besser die Übersicht.

V. Alt

Dorthin kommen die alten Textkarten – man muss schließlich nicht immer das Rad neu erfinden und ein Last-Minute-Angebot für den nächsten August darf durchaus den Text des diesjährigen Angebotes im August enthalten – manchmal nimmt man ja jahreszeitlichen Bezug, zB „die letzten Sommertage erleben“ o.ä.

Ich wünsche euch viel Spaß beim Ausprobieren und bin gespannt, wofür Ihr Trello noch nutzt – ich habe mittlerweile weit über 20 Boards und mehrere Teams, mit denen ich Trello gemeinsam nutze, zB auch zum Verkauf von Trödel, Planen von Grillparteis, Einkaufs- und Kofferpacklisten sowie allem rund um unser Haus!


(* = Affiliatelink)